Food Business News
Έλλειμα γνώσης όσον αφορά το τι μας προσφέρει η χρήση λιγότερου ή καθόλου χαρτιού (paperless) στη δουλειά μας, εντοπίζει έρευνα του παγκόσμιου οργανισμού ΑΙΙΜ, ο οποίος για δεκαετίες μελετά τo θέμα με πολυπληθή ομάδα, στην οποία συμμετέχουν κορυφαίοι επιστήμονες και στελέχη των μεγαλύτερων επιχειρήσεων του κλάδου παγκοσμίως.
Τι μας προσφέρει λοιπόν το paperless office; Ποια είναι τα μεγαλύτερα οφέλη από την υιοθέτηση paper free διαδικασιών; Να τι απάντησαν οι συμμετέχοντες στην έρευνα, με βάση πάντα την προσωπική τους εμπειρία:
-Γρηγορότερη απόκριση σε αιτήματα πελατών αλλά και συνεργατών
-Αύξηση παραγωγικότητας
-Ευκολότερη παρακολούθηση καταστάσεων και κατανομής φόρτου εργασίας
-Λιγότερα λάθη
Σύμφωνα με την έρευνα, τα πράγματα γίνονται ακόμα καλύτερα ως προς τα στατιστικά στον τομέα Επιστροφής της Επένδυσης (Return of Investment, ROI). Ειδικότερα:
-Το 17% έκανε απόσβεση σε 18 μήνες
-Ένα ποσοστό 31% το πέτυχε σε 12 μήνες
-Το 24% σε 6 μήνες
Αν προσθέσουμε στα παραπάνω ένα 4% που το κατάφερε μόλις σε 3 μήνες, έχουμε ένα συνολικό ποσοστό 76% που είχε ROΙ μέσα σε 1,5 χρόνο.
Προτάσεις για τη μετάβαση σε paperless office
Από την Modus AE, η οποία ειδικεύεται στην ανάπτυξη και υποστήριξη προϊόντων και υπηρεσιών διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου, τόσο στην ελληνική όσο και στη διεθνή αγορά, περιγράφονται τα παρακάτω βήματα για την μετάβαση σε paperless office.
Πρόκειται για τρία απλά βήματα:
- Ανάλυση: Τι συμβαίνει τώρα;
Καταγράψτε το πού και πώς εμφανίζεται το χαρτί στην εργασία σας: ποιες διαδικασίες καθυστερεί, πότε συσσωρεύεται στα γραφεία, πού περιορίζει την άμεση πρόσβαση σε έγγραφα και ροές εργασίας.
Ερευνήστε πώς οι paper free διαδικασίες θα μπορούσαν να αυξήσουν την ταχύτητα απόκρισης στα αιτήματα πελατών και συνεργατών.
- Υλοποίηση: Η ώρα για δράση.
Σταματήστε να τυπώνετε τα έγγραφα που χρειάζονται έγκριση ή υπογραφή: οι ψηφιακές υπογραφές είναι σύμφωνες με το νόμο και επιπλέον πολύ εύκολες στη χρήση.
Ξεκινήστε από τα απλά: σύστημα διαχείρισης αλληλογραφίας έχετε; Γιατί να συνεχίζετε να βγάζετε φωτοτυπίες και να αρχειοθετείτε σε φακέλους και ντουλάπες τα εισερχόμενα; Ένα scanner στη βασική πύλη εισόδου της αλληλογραφίας και ξεκινήστε να αρχειοθετείτε και να διακινείτε τα έγγραφα ψηφιακά.
Δυο λέξεις: απλοποίηση διαδικασιών. Διότι το θέμα δεν είναι να μεταφέρουμε σε ψηφιακή μορφή ό,τι κάνουμε σε «αναλογική» αλλά να αυτοματοποιήσουμε τις καθημερινές μας εργασίες, αποφεύγοντας επιτέλους τις πολλαπλές χειροκίνητες ενέργειες και βέβαια τα λάθη.
- Συντήρηση: Το paperless office είναι μια συνεχής διαδικασία.
Ορίστε σαφείς κανόνες για τον περιορισμό εκτυπώσεων και τη μείωση χρήσης χαρτιού εν γένει. Ενημερώστε για τα οφέλη του εγχειρήματος.
Τέλος, πολύ απλά φανταστείτε πώς θα είστε σε ένα, δύο ή και πέντε χρόνια από τώρα, αν συνεχίσετε να εργάζεστε «στην εποχή του χαρτιού».
